Personeelsadministratie: uitbesteden of niet?

Voor elk bedrijf in Nederland dat werknemers heeft is het verplicht een heldere personeelsadministratie bij te houden. Dat geldt voor grote ondernemingen, maar net zo goed voor ZZP’ers die personeel inhuren. Het zelf doen van alle boekhouding, inclusief de personeelsadministratie, lijkt een interessante optie. Maar wat zijn de voordelen ervan ten opzichte van de administratie uitbesteden aan een administratief dienstverlener? Besseling Administratie Services uit Nieuwegein vertelt u er alles over in deze blog.

Wat houdt de personeelsadministratie in?

Bedrijven met personeel vervullen een belangrijke rol in de Nederlandse economie en hebben daarom een bepaalde verantwoordelijkheid naar de maatschappij toe. Dit wordt weerspiegeld in de personeelsadministratie en de regels waaraan deze moet voldoen volgens de overheid en de belastingdienst. Er moet een duidelijk personeelsdossier worden bijgehouden met een goede loonadministratie. Zaken die hierin naar voren komen zijn onder meer:

  • Het maken van loonbelastingverklaringen
  • Het berekenen van het bruto- en nettoloon van het personeel
  • Het maken van salarisstroken
  • Het invoeren van salarisschalen in uw onderneming
  • Het voeren van een personeelsplan
  • Onkostenvergoedingen voor het personeel administreren

Waar moet ik rekening mee houden?

Als u goed onderlegd bent in dergelijke administratieve taken en u heeft genoeg tijd over naast het werk voor uw onderneming om deze administratie zelf te doen, dan is dat natuurlijk een goede oplossing. Maar voor de meeste bedrijven is het uitbesteden van deze administratie een veiligere en handigere oplossing. Het is veiliger omdat u ervan verzekerd bent dat er geen fouten in uw administratie ontstaan waar u later verantwoordelijk voor kunt worden gehouden en het is handiger omdat u zich over de hele administratie geen zorgen meer hoeft te maken en u zich kunt bezighouden met waar uw onderneming zich op richt.

Er is wel een tussenweg. Door middel van online boekhouden, is het mogelijk om zelf een groot deel van uw boekhouding online bij te houden in een door uw administratiedienstverlener beheerd online boekhoudingsprogramma. Zo houdt u zelf de controle over uw boekhouding, maar bent u ervan verzekerd dat er professionals met u meekijken om ervoor te zorgen dat uw boekhouding aan alle wettelijke vereisten voldoet.

Uw personeelsadministratie uitbesteden of online boekhouden? Neem eens contact op met Besseling Administratie Services uit Nieuwegein.

Over de Wet arbeidsmarkt in balans in 2020

Vanaf 1 januari 2020 treedt de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) in werking. Het doel van deze wet is de kloof tussen vaste contracten en flexibele contracten kleiner te maken door onder meer oproepkrachten en payrollmedewerkers meer rechten te geven. Hierdoor wordt vast werk aantrekkelijker gemaakt. In de WAB is ook een eenvoudiger ontslagrecht vastgelegd evenals een verlaagde WW-premie in een aantal gevallen. Door vast werk minder vast te maken maar ook door flexibel werk minder flexibel te maken, hoopt het kabinet de kloof te kunnen dichten. Hoe gaan ze dat doen? Besseling Administratie Services in Nieuwegein legt het u uit.

 

Het ontslagrecht

Een ontslagaanvraag voor een vaste medewerker wordt in de WAB eenvoudiger. Moet men anno 2019 nog voldoen aan minimaal een van de acht gronden voor ontslag, in 2020 wordt de cumulatiegrond ingevoerd. Dit betekent dat ontslag voortaan ook kan plaatsvinden op basis van een optelsom van omstandigheden.

 

Transitievergoeding

In de WAB wordt ook de transitievergoeding anders berekend. Vanaf 2020 heeft iedere werknemer vanaf zijn of haar eerste werkdag recht op een vergoeding (dit was na twee jaar), ook tijdens een eventuele proeftijd. De transitievergoeding wordt wel lager, voor elk jaar dienstverband moet een derde maandsalaris worden betaald. Als je als kleine werkgever je bedrijf moet beëindigen vanwege pensioen of ziekte, dan worden eventueel uit te betalen transitievergoedingen gecompenseerd.

 

Verruiming van de ketenregeling

Flexibel werk wordt minder aantrekkelijk gemaakt door een uitbreiding van de ketenregeling. Dit houdt in dat dat een werknemer voortaan drie aaneensluitende contracten geboden mag worden over een periode van drie jaar. Dit was twee jaar.

 

Veranderingen voor oproepkrachten

Voor oproepkrachten gaan andere regels gelden. Zo is een oproepkracht alleen nog verplicht te komen werken als hij vier dagen voor aanvang van het werk wordt opgeroepen. Gaat een werk niet door terwijl de kracht wel ingepland is, moet er toch salaris betaald worden. Na twaalf maanden heeft een oproepkracht bovendien recht op een contract voor het gemiddeld aantal uur dat hij of zij in een jaar gewerkt heeft.

 

Payrollers

Payrollers krijgen een nieuwe status die vrijwel gelijk is aan eigen werknemers. Zo krijgen zij ook recht op bijvoorbeeld een dertiende maand en een prestatie-uitkering. Dit betekent dat ze een stuk duurder en dus minder aantrekkelijk worden.

 

WW-premie

De WW-premie voor vaste werknemers gaat omlaag waardoor het aantrekkelijker wordt iemand in vaste dienst te nemen.

 

Om goed voorbereid te zijn op de WAB is het verstandig het Stappenplan WAB door te werken. Uiteraard kunt u ook bij Besseling Administratie Services in Nieuwegein terecht voor een gedegen advies op maat voor uw bedrijf.

Digitaliseer uw boekhouding

Tegenwoordig kan alles digitaal; zo ook de boekhouding. Wat eerst even wennen zal zijn, blijkt achteraf toch eigenlijk wel heel erg gemakkelijk. Nu zijn er een aantal vanzelfsprekende voordelen voor online boekhouden, maar ook een aantal waarvan u misschien nog niet op de hoogte bent.

De voordelen van digitaal boekhouden

Veel ondernemers houden zich nog hardnekkig vast aan hun mappen met inkomende en uitgaande rekeningen om ze vervolgens aan het einde van het jaar naar de accountant te brengen voor belastingaangifte. En dat is te begrijpen; verandering is niet altijd gemakkelijk. Maar soms maakt het het (bedrijfs)leven toch een stukje makkelijker. Laten we eens kijken naar de voordelen van online boekhouden:

  • U raakt geen bonnetje meer kwijt. U kunt uw facturen en aankopen namelijk direct inscannen om alles digitaal te bewaren.
  • U maakt minder snel fouten. Het is niet nodig om een bankrekening in te voeren waarbij een verkeerd cijfer zo gedaan is.
  • U bespaart ruimte. Sinds u uw administratie digitaal bewaart, heeft u de archiefkasten niet meer nodig.
  • U heeft altijd toegang en overzicht. Waar u ook bent, u kunt altijd inloggen om uw boekhouding te controleren. Bovendien ziet u direct wat uw inkomsten en uitgaven zijn.
  • Uw bedrijf oogt professioneel. Doordat u met digitale facturen werkt die uw klanten direct kunnen betalen, laat u zien dat u een modern bedrijf bent die met de tijd meegaat.

Aangezien digitale administratie enorm veel papier zal schelen, is het ook nog eens goed voor het milieu. En voor veel klanten is het belangrijk dat u als bedrijf duurzaam onderneemt.

Maar er zijn meer voordelen

Niet iedereen is vertrouwd in de wereld van het boekhouden en dat hoeft ook niet. Hoewel u zelf uw administratie kunt invoeren, kijkt een adviseur over uw schouder mee. Online boekhouden is dus ook geschikt als u:

  • Uw ingevoerde administratie door een adviseur wilt laten controleren;
  • Een jaarrekening wilt samenstellen door overzichten en gegevens uit de adminstatie uit te wisselen;
  • Wel over uw eigen administratie wilt beschikken, maar geen omkijken wilt hebben naar installatie, onderhoud en back-ups;
  • Initiële investeringskosten laag wilt houden.

Digitaal boekhouden in Nieuwegein

Online boekhouden is helemaal van deze tijd en brengt alleen maar voordelen met zich mee. Als u hier interesse in heeft, maar graag wilt dat iemand met u meekijkt, neem dan contact op met Besseling Administratie Services in Nieuwegein. We begeleiden u graag via het digitaal boekhouden zodat u kosten bespaart, sneller en nauwkeuriger werkt en duurzaam onderneemt.

Hulp nodig bij uw financiële administratie?

Of u nu een grote vennootschap bent of een kleine eenmanszaak: u moet voldoen aan uw administratieve verplichtingen. En niet iedereen is hier even blij mee. Het is vaak een tijdrovende en belastende klus en het is enorm belangrijk dat het nauwkeurig gebeurt. Als u er zeker van wilt zijn dat u volledig voldoet aan de wet- en regelgeving, dan is hulp bij uw financiële administratie een oplossing die goed binnen handbereik ligt. Zo kunt u uw volledige aandacht richten op de kernactiviteiten van uw bedrijf.

Wat verstaan we onder financiële administratie?

Financiële administratie is een ruime tak die vrij ingewikkeld kan zijn. Hieronder valt bijvoorbeeld:

  • Verplichte jaaroverzicht van debiteuren-, crediteuren en voorraadadministratie;
  • Aangifte omzet-, inkomsten-, vennootschaps- en dividendbelasting;
  • Salarisadministratie;
  • Periodieke reportages;
  • Verrichten van incasso-opdrachten en crediteurenbetalingen.

Deze administratie moet u verplicht 7 jaar lang bewaren. Ze hebben namelijk invloed op de btw (omzetbelasting) en de inkomsten- of vennootschapsbelasting. Via belastingaangiftes moet u de cijfers doorgeven, maar u moet deze ook kunnen bewijzen. Daarom is het belangrijk dat de administratie accuraat wordt vastgelegd, zodat het overeenkomt met wat u aangeeft.

Uw financiële administratie zelf doen of uitbesteden?     

Nu kunt u via speciale software uw eigen administratie bijhouden. Zo kunt u uw eigen inkomsten en uitgaven op een rijtje zetten en uw bonnetjes van relevante aankopen opbergen. Uw administratieve gegevens zullen snel oplopen dus zorg ervoor dat u vanaf het begin al zorgvuldig te werk gaat. Houd uw administratie bij voorkeur tweewekelijks bij en zorg ervoor dat u inkomende facturen op tijd betaalt en uw eigen nota’s verstuurd. En nu omschrijven we dit wel in grote lijnen.

Als u niet erg thuis bent in financiële administratie, dan is het absoluut aan te raden om dit uit te besteden. Uw financiële administratie stopt dan niet bij ziekte of vakantie en u bent ervan verzekerd dat u aan de wetgeving voldoet. U levert uw bonnen in bij een administratiekantoor en zij doen de rest. Ze beheren managementrapportages en boekhouding, bekijken of u kosten mag aftrekken van uw aangifte en onderzoeken andere belastingvoordelen. Een leuke manier om wat geld te besparen. En ondertussen richt u zich op uw onderneming.


Uw financi
ële administratie in Nieuwegein

Overigens hoeft u uw administratie niet volledig uit handen te geven. Het is natuurlijk altijd een optie om zelf een gedeelte te blijven doen. Heeft u wel interesse in deze tijdbesparende optie, neem dan eens contact op met Besseling Administratie Services B.V. in Nieuwegein. We bespreken graag met u wat uw mogelijkheden zijn en hoe wij u kunnen helpen met uw financiële administratie.

De voordelen van het uitbesteden van uw salarisadministratie rondom Nieuwegein

Een bedrijf met personeel is verplicht om de administratie van het loon van werknemers te verwerken. Maar salarisadministratie is niet iets dat u ‘zomaar even doet’. U heeft er specifieke vakkennis voor nodig én het kost tijd. Tijd die u vaak beter kunt uitbesteden aan andere aspecten binnen uw bedrijf. Veel bedrijven geven de administratie van salarissen daarom ook eenvoudigweg uit handen.

Tevreden personeel met goedlopend salarisadministratie

Een succesvol bedrijf heeft tevreden en gemotiveerd personeel. En wat werkt nu motiverender dan een salaris dat op tijd en accuraat de bankrekening binnenkomt? Maar de voorbereiding van het loon en de gerelateerde loonbelastingen is nog maar een klein onderdeel van de werkzaamheden van een salarisadministrateur. Andere taken zijn bijvoorbeeld:

  • Het opstellen van arbeidsovereenkomsten;
  • Periodieke en cumulatieve journaalposten;
  • Ziekmeldingen, WW-aanvragen en zwangerschapsmelding;
  • Jaaropgaven voor medewerkers;
  • Brutto-netto, netto-brutto berekeningen;
  • Toetsing wettelijke regelingen (minimumloon, zorgverzekeringswet).

Is uitbesteding van salarisadministratie voor u een optie?

Natuurlijk kunt u de bovenstaande administratie zelf uitvoeren. Maar misschien krijgt u al een beetje hoofdpijn van het lezen van al de werkzaamheden. Dan kunt u best overwegen om uw salarisadministratie uit te besteden aan een ervaren bedrijf. Het brengt namelijk een aantal mooie voordelen met zich mee:

  • U bespaart tijd: u hoeft zelf alleen urenstaten en personeelsmutaties bij te houden. Het administratiekantoor doet de rest. Zo houdt u tijd over voor andere belangrijke zaken binnen uw bedrijf.
  • U heeft geen vakkennis nodig: u geeft het werk immers uit handen. Salarisadministratie is een vak waar de regels continu veranderen, maar hier hoeft u geen rekening mee te houden: dat doet het administratiekantoor voor u.
  • U hoeft geen systeem te leren kennen: salarisadministratie wordt online gedaan en het zal wennen zijn om dit onder de knie te krijgen. Het administratiekantoor heeft hier een eigen systeem voor.
  • Het is goedkoper dan u denkt: vaak betaalt u een vast bedrag die u van tevoren natuurlijk even overlegt met het administratiekantoor.

Het opzetten van salarisadministratie kan vrij overweldigend zijn. En u merkt dat er genoeg voordelen zijn voor het uitbesteden van de salarisadministratie. Vooral voor grotere bedrijven met een complexe administratie is het een aantrekkelijke optie.

Heeft u interesse in het uitbesteden van de salarisadministratie? Neem dan eens contact op met Besseling Administratie Services B.V. in Nieuwegein. Wij lopen u graag door de opties die u heeft.

Geen aftrek voor terugbetaalde PGB

De moeder van een autistische en verstandelijk beperkte zoon heeft de verpleging en verzorging van haar zoon op zich genomen. De zoon heeft in 2013 persoonsgebonden budget (PGB) ontvangen van € 48.315. De vrouw heeft € 38.570 uit het PGB ontvangen. Zij heeft dit bedrag, verminderd met kosten, als resultaat uit overige werkzaamheden aangegeven. In 2014 heeft de vrouw een bedrag aan het Zorgkantoor betaald dat de zoon ten onrechte als PGB heeft ontvangen. De vrouw heeft die terugbetaling ook als kosten in haar aangifte 2013 opgenomen. In geschil bij Hof Den Bosch is de aftrekbaarheid van het terugbetaalde bedrag aan PGB. Hof Den Bosch is van mening dat de terugbetaling PGB door de vrouw niet is aan te merken als een terugbetalingsverplichting van haar zelf. Daarom komt de terugbetaling niet op het inkomen van de moeder in mindering. Het hof laat dan nog de vraag onbeantwoord of de terugbetaling in 2014 wel aan 2013 kan worden toegerekend. De vrouw heeft bovendien niet inzichtelijk gemaakt welke posten tot welke bedragen door het Zorgkantoor niet zijn goedgekeurd en waarom deze niet zijn goedgekeurd. De vrouw toont daarmee volgens het hof ook niet aan dat zij met de terugbetaling van door haar zoon onterecht ontvangen PGB een uitgave heeft gedaan voor de door haar verrichte werkzaamheden als zorgverlener.
Bron: Hof Den Bosch 12-04-2019 (gepubl. 20-06-2019)

Zonder mantelzorgcompliment geen recht op partnervrijstelling

Onder de huidige wetgeving kan een bloedverwant in de rechte lijn geen partner zijn in de zin van de partnervrijstelling voor de erfbelasting. In 2015 was dit echter nog wel mogelijk, mits de bloedverwant beschikte over een mantelzorgcompliment voor zorg die in 2014 aan de overledene was verleend. Maar een man die tot het overlijden van zijn vader voor hem had gezorgd en over 2014 geen mantelzorgcompliment had ontvangen, terwijl hij dit compliment voor de jaren 2011 tot en met 2013 wel had ontvangen, had volgens Hof Arnhem-Leeuwarden geen recht op de partnervrijstelling. Hierbij beriep het hof zich mede op de afschaffing van het mantelzorgcompliment en het ontbreken van enig overgangsrecht. Ook vond het hof dat de redelijkheid geen reden kon zijn om in deze zaak de partnervrijstelling toe te passen, omdat de rechter zich aan de wet moet houden en hierbij niet de innerlijke waarde of de billijkheid van de wet moet beoordelen. De Hoge Raad verklaarde het cassatieberoep van de zoon tegen de beslissing van het hof vervolgens niet-ontvankelijk.
Bron: Hoge Raad, 21-6-2019

Meting besmette IoT-apparaten ter verhoging digitale veiligheid

In de vorig jaar gepubliceerde Roadmap Digitaal Veilige Hard- en Software staan maatregelen zoals toezicht en certificering om de markt te bewegen om het veiligheidsniveau van het IoT te verhogen. Vooruitlopend op structurele Europese en internationale regels neemt Nederland deze maatregelen nu al.
Met financiële steun van het ministerie van EZK gaat de TU Delft tot en met 2021 metingen doen naar onveilige en al gehackte IoT-apparaten in Nederland. Bijvoorbeeld door netwerken van besmette apparaten in kaart te brengen, zogenoemde botnets.
Het Digital Trust Center (Min. EZK) gaat vervolgens in gesprek met fabrikanten over maatregelen om besmette apparaten veilig te maken. Door besmettingsinformatie over apparaten te delen met de vereniging Abuse Information Exchange, een Nederlands samenwerkingsverband van internetaanbieders, kunnen zij hun klanten informeren hoe zij besmettingen kunnen opschonen.
Onder meer dan 2.600 ondernemers en consumenten is onderzocht hoe zij omgaan met het Internet-of-Things. Eén op de vijf consumenten geeft aan (helemaal) niet te weten hoe apparaten die met het internet verbonden zijn, beveiligd moeten worden.
De meerderheid van de consumenten zegt wel te weten hoe ze een computer of mobiele telefoon moeten beveiligen. Voor andere slimme apparaten zoals speelgoed, lampen of koelkasten is dit nog minder dan de helft. Software updates worden in grote mate uitgevoerd, regelmatig wachtwoorden wijzigen doet een minderheid.
Ook ondernemers voeren in meerderheid actief en frequent software updates uit. Met uitzondering van de computer/mobiele telefoon wijzigen ook bedrijven in minder dan de helft van de gevallen frequent de wachtwoorden van andere slimme apparaten.
Mede op basis van de onderzoeksresultaten en de Roadmap Digitaal Veilige Hard- en Software eind wordt daarom eind dit jaar een overheidscampagne gestart om consumenten en ondernemers te informeren hoe zij hun digitale veiligheid kunnen verbeteren.
Bron: Min. EZK, 24-06-2019

Handhavingsrichtlijn EU leidt tot sterke belemmeringen

De Europese Commissie bracht op 18 juni aan het Europees Parlement verslag uit over de toepassing van de Handhavingsrichtlijn. Deze richtlijn verplicht uitgezonden werknemers, en in veel gevallen ook zakenreizigers, om zich voorafgaand aan hun tewerkstelling in de desbetreffende EU-lidstaat te registreren. De richtlijn is door iedere EU-lidstaat op eigen wijze in zijn nationale wetgeving ingevoerd. Een totaal gebrek aan uniformiteit is het resultaat. Voor internationale bedrijven leidt dit tot enorme administratieve lasten en hoge kosten. Het vrije verkeer van werknemers en de vrijheid om diensten in een andere EU-lidstaat te leveren, wordt als gevolg hiervan sterk belemmerd.
AWVN en KPMG Meijburg & Co Expatriate Services hebben op verzoek van een honderdtal Nederlandse ondernemingen een onderzoek naar de werking van de richtlijn uitgevoerd. Het rapport met daarin de resultaten en aanbevelingen is onlangs met de Europese Commissie gedeeld om de werking van de richtlijn te verbeteren. Omdat het een richtlijn betreft, vult elk EU-lidstaat de principes op zijn eigen manier in. In Nederland vond de invoering van de Handhavingsrichtlijn in juni 2016 plaats via de Wet arbeidsvoorwaarden gedetacheerde werknemer in de Europese Unie (WagwEU).
Doordat ieder land de richtlijn op zijn eigen manier invult, zijn er 28 verschillende manieren van registratie. Sommige landen hebben nog helemaal geen elektronisch registratiesysteem, andere stellen vergaande eisen. Zo eist bijvoorbeeld Frankrijk dat er voor de uitzendende onderneming een lokale, Frans sprekende contactpersoon geregeld moet zijn. Niet alleen is er een registratieplicht, maar ook moeten bepaalde documenten – soms met vertaling – in het registratiesysteem worden geüpload. In bepaalde EU-landen moeten ook zakenreizigers zich registreren.
Met name voor zakenreizigers is het een probleem. Omdat zakenreizen meestal op korte termijn worden geboekt, is het de vraag hoe men er voor kan zorgen dat een reiziger zich vooraf registreert en tijdig documenten uploadt? Eén van de betrokken bedrijven heeft jaarlijks te maken met zo’n 28.000 zakenreizen. Omgerekend naar kosten zou dit bedrijf acht fulltime medewerkers moeten aannemen tegen € 240.000 om aan alle registraties te voldoen. Het ging daarbij alleen de zakenreizen per vliegtuig, reizen met de auto en trein zijn niet eens meegerekend.
Het rapport van AWVN en KPMG Meijburg & Co Expatriate Services bevat ook aanbevelingen voor de Europese Commissie. Een van de aanbevelingen is dat zakenreizigers zich niet hoeven te registeren. Daarbij is het van belang dat er een uniforme definitie van ‘zakenreis’ komt, anders moet dat per lidstaat geregeld worden met alle gevolgen van dien. Ook zou de eis om documenten up te uploaden, moeten vervallen. Andere belangrijke aanbevelingen betreffen het instellen van een centraal Europees registratiesysteem en het vervangen van de Handhavingsrichtlijn door een verordening. Een verordening heeft rechtstreekse werking waardoor er geen verschillen per lidstaat kunnen ontstaan. Uit het onderzoek blijkt duidelijk dat de invoering van de Handhavingsrichtlijn in haar huidige vorm tot buitenproportionele eisen leidt, waarvan de naleving door het bedrijfsleven totaal onwerkbaar is.
Bron: AWVN, 18-6-2019

Kabinet onderzoekt varianten van box 3-heffing

Bij de vermogensrendementsheffing wordt een fictief rendement op vermogen belast. Maar nu de spaarrente al vele jaren extreem laag is, staat de heffing niet in verhouding tot het werkelijke rendement dat wordt behaald door belastingplichtigen wiens vermogen voornamelijk uit spaargeld bestaat. Daarom doet het kabinet nu onderzoek naar varianten van de box 3-heffing om deze mensen tegemoet te komen. Voor elke variant zal in kaart worden gebracht in welke mate de belastingheffing aansluit bij de werkelijke spaarrente, hoe robuust de variant is tegen belastingontwijking, wat de gevolgen zijn voor de administratieve lasten voor burgers, wat de gevolgen zijn voor de uitvoering en wat de budgettaire gevolgen zijn.
Bron: MvF, 20-6-2019